Zoeken in Archieven

 

Dit artikel is eerder in druk verschenen in De Archiefvriend

Het Nationaal Archief beheert zo'n 3 kilometer aan archieven van overheidsinstanties alsmede particuliere collecties. Daarnaast heeft het Nationaal Archief meer dan een half miljoen foto's en negatieven in beheer. In de rubriek "Ons Nationaal Geheugen" wordt aandacht aan enkele van deze collecties gegeven. Deze keer staat de vraag centraal hoe de weg te vinden in die kilometers aan archieven? Delen van deze tekst zijn tevens gebruikt in de cursus "Archiefonderzoek voor Beginners" van het Nationaal Archief.


Het gebruik van archieven
In dit artikel wordt ingegaan op het gebruik van archieven. Daarbij is geprobeerd juist die informatie te geven die de onderzoeker nodig heeft om goed en efficiënt met archieven te kunnen werken.
De nadruk ligt op de organisatie van het archiefwezen, de rechten en plichten van de archiefgebruiker, de dienstverlening van het Nationaal Archief en de hulpmiddelen die er zijn om archieven te vinden en te raadplegen. De archivistische theorie wordt hier en daar, waar nodig, aangestipt. De zaken die met het beheer van de archieven te maken hebben, zoals bijv restauratie, materiële verzorging etc. blijven buiten beschouwing.

De organisatie van het archiefwezen in de Nederlandse Antillen
Voor de archiefonderzoeker is het handig om te weten welke archiefinstellingen er zijn en hoe de archieven over de Nederlandse Antillen zijn verdeeld. Daarnaast kan ook enige kennis van de interne organisatie van het Nationale Archief zijn nut hebben. Daaraan zal in deze paragraaf aandacht worden besteed.

In de Nederlandse Antillen is pas in 1969 een archiefdienst, zijnde een instelling om archief te beheren (bewaren en beschikbaarstellen) ingesteld namelijk het Centraal Historisch Archief thans (sinds 26 augustus 1999) het Nationaal Archief. Het Nationaal Archief gevestigd op Curaçao is voor de bewaring van de archieven van instellingen met een nationale werking zoals de archieven van de gouverneur, het Hof van Justitie, de koloniale secretaris en de landsdiensten.

De Eilandgebieden die in 1951 officieus en in 1954 officieel door invoering van de Eilandenregeling Nederlandse Antillen, de ERNA, in het leven zijn geroepen hebben tot nu toe geen eigen archiefdiensten. De archieven van de diensten en instellingen van de eilandgebieden bevinden zich over het algemeen bij het Bestuurscollege en de eilandsdiensten en vallen onder de directe verantwoordelijkheid van de secretaris van het Bestuurscollege of de gedeputeerde van Algemene- en Personeelszaken. Dus op lokaal niveau is er geen sprake van een eigen archiefdienst zoals in Nederland de gemeentearchieven en streekarchieven.

Het openbaar archiefwezen in de Nederlandse Antillen
Centrale overheid (Landsdiensten)
Archieven vóór 1845: Originelen in het Algemeen Rijksarchief in Nederland. Microfiches en microfilms in het Nationaal Archief.
Archieven na 1845: Het Nationaal Archief
- Gouvernementsarchief
- Koloniaal Archief
- Hof van Justitie
- Burgerlijke stand van de eilanden
- Archief van Landsradio

Eilandgebieden (Eilandsdiensten)
Archieven vanaf 1951: Bij de eilandgebieden, over het Algemeen bij het BC en de eilandsdiensten.

Hoe worden de archieven nu verdeeld over de verschillende instellingen?

Voor het beantwoorden van deze vraag moet goed voor ogen worden gehouden dat er verschil bestaat tussen archieven die afkomstig zijn van overheidsorganen en archieven van partikulieren. Wat er moet gebeuren met overheidsarchieven is allemaal vastgelegd in de archiefwet, voor partikuliere archieven bestaan geen regels.

Overheidsarchieven moeten, op enkele uitzonderingen na, als ze veertig jaar oud zijn worden overgebracht naar een archiefdienst. Documenten van de lands-instellingen moeten dus naar het Nationaal Archief gaan. De archieven van de Eilandgebieden moeten eigenlijk naar eilandsarchiefdiensten gaan. Maar die bestaan nog niet en dus zijn de archieven die overgebracht moeten worden nog bij de eilandsdiensten zelf.

Archieven afkomstig van organen van de Centrale Overheid, dus de landsdiensten en instellingen, komen terecht in het Nationaal Archief. De archieven van instellingen die zich met de gehele kolonie van de zes eilanden van de WIC hebben bemoeid en van de periode tot 1940 zijn bij het Nationaal Archief omdat de archieven van vóór 1940 maar in een paar gevallen bestempeld worden als uitsluitend van een bepaald eilandgebied. De archieven van de instellingen die zich met de gehele kolonie hebben beziggehouden zijn daarom gebleven in de plaats waar ze gevormd zijn namelijk Curaçao.

In het Nationaal Archief berust ook veel materiaal van lokale oorsprong. Dit betreft in de eerste plaats:
de kerkelijke doop-, trouw- en begraafboeken van vóór 1831, deze worden als voorlopers van de burgerlijke stand, die in 1831 is ingevoerd, beschouwd, de lokale rechterlijke archieven en de complete burgerlijke stand van de eilanden.

Zoals reeds is opgemerkt is de overheid niet de enige archiefproducent; ook partikulieren - personen en instellingen - hebben, nu en in het verleden, soms erg belangrijke archieven gevormd. Voor de manier waarop er met partikuliere archieven moet worden omgesprongen bestaat geen enkele regeling. Toch is het voor de onderzoeker belangrijk dat dit materiaal niet verloren gaat. Waarom?

Het beleid van het Nationaal Archief t.a.v. partikuliere archieven omvat in hoofdlijnen de volgende punten:
- registratie van partikuliere archieven
- advisering
- voorbereiding van de acquisitie
- en de uiteindelijke acquisitie

Enkele partikuliere archiefeigenaars zijn er, om o.a. veiligheidsoverwegingen, toe over gegaan hun archieven te schenken of in bewaring te geven aan het Nationaal Archief.

De rechten en plichten van de archiefgebruiker

a. De rechten
b. De plichten (zie brochure over dienstverlening). Wordt in dit artikel buiten beschouwing gelaten.
Ad a. De rechten
De rechten van de archiefgebruiker liggen op het gebied van openbaarheid, kosteloze raadpleging van het materiaal, het verkrijgen van reproducties en uitlening. Ze zijn vastgelegd in artikel 7 van de archiefwet 1989. Voor alle duidelijkheid wordt er nog eens op gewezen dat de archiefwet alleen van toepassing is op de openbare archiefbewaarplaatsen van het land en eilandgebieden.

Openbaarheid
Artikel 7, lid 1 van de archiefwet regelt de openbaarheid en luidt als volgt: "De archiefbescheiden, welke in de archiefbewaarplaatsen berusten, zijn openbaar. De openbaarheid van archiefbescheiden kan, tenzij deze bescheiden ouder zijn dan honderd jaar, worden beperkt bij hun overbrenging of bij de in artikel 1 onderdeel c, ten derde bedoelde overeenkomsten en beschikkingen, volgens regelen vast te stellen bij landsbesluit, houdende algemene maatregelen" Openbaarheid als recht van inzage
Dit houdt in de praktijk het volgende in. Allereerst dat archiefstukken openbaar zijn vanaf het moment, dat ze in een openbare archiefbewaarplaats berusten. Dit betekent dat een ieder bevoegd is deze archiefbescheiden kosteloos te raadplegen (recht van inzage). Overheidsarchieven moeten in principe na veertig jaar (wijzigingsvoorstel om twintig jaar van te maken) naar een openbare archiefbewaarplaats worden overgebracht, en wel in gedeelten van telkens tien jaar (wijzigingsvoorstel om vijf jaar van te maken).
Archiefstukken kunnen ook vóór het verstrijken van de termijn van veertig jaar naar een openbare archiefbewaarplaats worden overgebracht, als de beheerder daarvan toestemming voor geeft. De stukken zijn dan openbaar, ondanks het feit, dat ze misschien pas een jaar of tien oud zijn.
Aan de andere kant worden in de praktijk archieven niet altijd - zoals het behoort - na veertig jaar overgedragen aan een archiefbewaarplaats, maar blijven ze bij het overheidsorgaan waar ze gevormd zijn. Een reden hiervan is dat de openbare archiefbewaarplaats geen ruimte heeft om deze archieven te bewaren. Inzage van dergelijke archieven is mogelijk na overleg met de bevoegde instanties.

Beperking van de openbaarheid
Het hierboven genoemde wetsartikel heeft het ook over de mogelijkheid de openbaarheid van stukken bij de overdracht aan een archiefbewaarplaats te bij een overdracht de openbaarheid van hun archief voor bezoekers beperken. Deze beperkingen zijn over het algemeen in verband te brengen met de bescherming van de privacy van nog levende personen. Het kan ook voorkomen, dat er zich in een archiefbewaarplaats archief-materiaal bevindt, waarvoor bij overdracht geen beperkende bepalingen zijn gemaakt maar waarvan later wordt ontdekt, bijv. bij de inventarisatie, dat de inhoud van bepaalde stukken zodanig is, dat ze beter niet openbaar kunnen zijn.